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部门名称：学院办公室
人员组成：杨舒祁 主 任
吴喜春 秘 书
杨希文 文 书
卢桂燕 打字员
张 明 干 事
李 冬 司 机
蔡 强 司 机
部门简介：
办公室是学院行政综合协调机构，全面负责院领导日常事务处理，主管全院的公文处理、印章管理、重要接待、信息、档案管理、车辆调配等工作。
工作职能：
学院办公室是主管院长领导下的综合性、日常性办事机构，是院领导的参谋和助手。其职职责范围：
一、负责起草院行政综合性工作计划、规划、总结、报告、请示、通知、通告、决定、决议、信函等公文；组织拟订全院综合性的规章制度。负责全院以学院名义发出的文件的核稿工作。
二、组织安排院行政工作例会，会同有关部门组织好以学院名义召开的重要会议和举行的重要活动，为有关重要会议作好文件、资料准备，承担或参与院长主持召开的各类综合性会议的会务工作，整理会议纪要，催办查办会议决议落实情况。
三、根据院领导指示，综合协调，督促检查各行政部门的工作，并及时向院领导汇报。
四、负责上级机构文件和机要函电等公文的收发运转、拟办、查办、立卷归档等项工作。负责以学院名义发出的文件的打印工作。负责全院信件、汇款单、挂号邮件、电报及报刊的收发递转。
五、负责全院的政务信息工作，做好上情下达和下情上达；负责编写院行政工作大事记。
六、负责院印及院长印章和学院介绍信、证明的使用管理。代表学院制发院属机构印章。
七、代表院领导或协助院领导接待、受理群众来信来访。
八、制发全院信息时间表。
九、负责全院车辆管理及调度
十、负责接待上级机构和兄弟单位有关来宾的工作。
十一、负责院内办公电话的装、拆、移的审核把关工作。
十二、办理院领导交办的其他任务。
办公室主任岗位职责：
1、 主持学院办公室的日常工作，带领全体人员履行学院办公室职责。
2、 组织起草行政综合性工作计划、报告、总结、决议、规划等文件，负责审核秘书起草的文件。
3、 负责组织安排、行政会议、院务办公会议，并督促、检查各单位、各部门贯彻执行会议决议的情况，定期向院领导汇报，对发现的问题要提出解决的措施和意见。
4、 根据学院领导指示和有关会议决定，组织起草和发布通告、通知会议纪要及其他文件，并审核其他部门的文件。
5、 负责上级文件、指示和各部门向院长的请示、报告的批阅。
6、 负责审核以学院名义发出的文稿。负责签批各部门的发文。
7、 根据院领导的指导，负责协调党委、行政部门共同办理综合性工作，主动承担各部门之间的“空档”工作以及院领导临时交办的工作。
8、 做好外事、来信来访、街道居委会等工作。
9、 负责校内外联系，做好职责范围内的接待工作。
10、 带头廉洁奉公，遵纪守法，模范的遵守工作人员守则。
11、 负责对本部门工作人员进行思想政治教育、业务指导及考核工作，不断提高本部门人员的思想、理论、政策、业务水平
12、 副主任协助主任工作，主任不在时代理主任工作。
学院办公室工作人员岗位职责：
吴喜春 秘书
1. 负责起草学校有关文件，讲话、办公室工作计划、总结和有关上报材料
2. 做好学院中层干部及其他会议的记录工作，根据要求写出会议纪要
3. 负责学院中层干部会议的通知和签到工作
4. 负责学院报纸杂志的组稿工作
5. 负责组织全院新闻动态及有关信息在网站发布的文字材料.
6. 负责学校行政和各部门的印章刻制与管理，负责介绍信的管理与使用
7. 负责统一安排全校作息时间和院办节假日值班工作
8. 负责学校大事的记录工作
9. 负责学校各类统计的汇集、上报工作
10. 负责统计学院学龄儿童的有关入学情况
11. 完成领导交办的其他工作
杨希文 文书
1. 管理上级机关和校内的来文，根据主任拟办意见，及时处理和督办
2. 办理学校发文的登记、编号
3. 负责办公室的立卷归档工作
4. 负责学院的文件、通知等发放工作
5. 负责各部门月计划的收集送审工作
6. 记录、统计办公室人员及有关人员的考勤和加班。
7. 负责领取、发放院领导和办公室人员工资（条）及有关费用
8. 负责领取院领导福利工作
9. 负责院领导和办公室各种用品的领取、分发和管理。
10. 负责办公室设备、家具的添置、更新和维护
11. 协助院办负责人安排上级领导、兄弟院校及有关单位来校的接待工作
12. 负责协助主任做好学院的信访接待工作
13. 做好保密工作
14. 完成领导交办的其他工作
张 明 干事
1. 负责安排学校举行的各种会议，保证会议服务质量。
2. 负责管理会议室的设备，保证各种会议不出差错
3. 负责处理上级机关及有关部门的来电、电传、传真、电子邮件
4. 负责督促保洁员做好管辖会议室的日常清洁
5. 负责会议室及院领导办公室花卉的购置和保养
6. 负责院领导办公室设施的添置和维护，督查清洁卫生执行情况
7. 负责学院新闻对外报道,及本院重大事件的照相摄像工作
8. 负责组织全院新闻动态及有关信息在网站发布
9. 负责学院各种宣传品及影像资料的制作与管理
10. 协助院办负责人安排上级领导、兄弟院校及有关单位来校的接待工作
11. 负责各种礼品的管理
12. 完成领导交办的其他工作
杨 敏 打字员
1. 负责所有来稿的录入和印制装订工作, 保证按时、无差错、高质量完成
2. 及时要求来稿部门对稿件进行校对
3. 负责对文印室设备进行保养和维护,及时提交维修计划,保证设备的正常使用
4. 负责管理耗材的使用和购置
5. 负责院领导名片的印制工作
6. 做好保密工作
7. 完成领导交办的其他工作
近期工作要点：继续做好日常事务性工作，着手对学院2006年上半年的工作进行全面总结，规范学院行政管理工作。 |
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